Limiter le risque de l’inconnu dans les appels d’offres publics

La semaine dernière, j’ai animé une table ronde à l’occasion du 3^e Forum Marchés publics et Architecture organisé par l’Association des Architectes en pratique privée du Québec.

La discussion portait sur l’importance d’une bonne expression des besoins par les donneurs d’ouvrage publics pour limiter les zones d’inconnu dans les appels d’offres. L’inconnu constitue un risque majeur qui peut décourager l’accès aux marchés publics et compliquer la tâche aux architectes et ingénieurs qui voudraient répondre adéquatement aux appels d’offres.

Deux représentantes de donneurs d’ouvrage et un architecte étaient réunis pour échanger sur les bonnes pratiques : Chantale Noël, Chef des services techniques et de la planification, Direction des Services techniques et de l’hôtellerie au Centre intégré de santé et de services sociaux de la Côte-Nord (CISSS), Marie-Claude Le Sauteur, Directrice au Bureau des grands projets de la Ville de Laval et Jonathan Bisson, architecte associé chez Bisson et associés.

Tout le monde convient de l’importance pour le donneur d’ouvrage de bien exprimer ses besoins, afin de permettre aux professionnels de cerner la portée du projet.

La définition précise des besoins est également fondamentale pour la bonne gestion du projet : contrôle des coûts, de l’échéancier et de la qualité.

En fait, c’est précisément l’objectif à l’étape de l’avant-projet. Le Comité Municipal de l’AFG a d’ailleurs produit un petit guide gratuit (à consulter ici) sur cette étape importante, mais parfois escamotée par certains donneurs d’ouvrage qui lancent des appels d’offres comportant une faible définition des besoins.

Une des approches intéressantes pour contrer les lacunes à cet égard consiste à prévoir une banque d’heures pour préciser, une fois le contrat octroyé, certains éléments qui ne sont pas clairs au moment de l’appel d’offres. Un tel processus est utilisé par le CISSS de la Côte-Nord.

À la Ville de Laval, des banques d’heures du genre ont aussi été prévues dans plusieurs appels d’offres. De plus, pour les grands projets, un cadre de gouvernance encadre les démarches nécessaires, dont les études d’avant-projet, avant de passer à l’étape des plans et devis. Cet outil de gestion fait actuellement l’objet d’une mise à jour et s’appliquera bientôt à tous les projets, avec des exigences variables en fonction de leur complexité. Très intéressant.

Ces bonnes pratiques ne sont toutefois pas appliquées par tous les donneurs d’ouvrage… Trop souvent, les besoins sont mal définis et de multiples clauses contractuelles administratives limitent la marge de manœuvre des professionnels en cours de mandat.

Plusieurs de ces clauses ont comme effet de transférer le risque aux fournisseurs et contribuent largement à diminuer l’intérêt pour les contrats publics selon un récent rapport de Raymond Chabot Grant Thornton (RCGT).

Pour l’architecte Jonathan Bisson, la clé réside dans l’ouverture d’esprit et la collaboration afin d’ajuster à toutes les étapes du projet les éléments qui ne fonctionnent pas.

« Aujourd’hui, la judiciarisation nous amène à être sur nos gardes. Dans les documents d’appels d’offres, les donneurs d’ouvrage ont ajouté des clauses qui nous placent dès le jour 1 en confrontation, alors que nous souhaitons plutôt la collaboration ».

Modes d’octroi de contrats et taux horaires

La notion du « plus bas soumissionnaire » dans le domaine municipal a refait surface lors de la période de questions. Bonne nouvelle : à la Ville de Laval, deux appels d’offres ont été lancés dernièrement avec une grille de pondération, suivis de discussions destinées à préciser le projet sur le plan technique ou financier et à permettre aux fournisseurs de soumettre une proposition finale afin de tenir compte du résultat des discussions, une formule autorisée depuis l’adoption du projet de loi 122 en 2017. Si elle est bien administrée, cette méthode offre le potentiel de favoriser la qualité…

Au niveau des ministères et organismes publics, l’encadrement désuet et les taux horaires en architecture et en ingénierie, gelés depuis 2009, ont aussi été pointés du doigt.

À cet égard, le point de vue de Chantale Noël du CISSS de la Côte-Nord est sans équivoque : « Nous essayons de voir si certains éléments peuvent être rémunérés d’une autre manière, mais c’est un énorme irritant et selon moi les professionnels ne sont pas payés à leur juste valeur ».

Pour Marie-Josée Le Sauteur, le cadre doit être modernisé et les tarifs gouvernementaux, qui sont parfois utilisés en référence dans les municipalités, devraient considérer les nouveautés comme le BIM. En résumé, les choses évoluent tranquillement, mais l’industrie attend un véritable signal positif du gouvernement et des donneurs d’ouvrage publics pour favoriser l’accès aux contrats publics et établir de bonnes conditions d’exercice.

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Photo de couverture :
Centre régional intégré de cancérologie à l’Hôtel-Dieu de Lévis
© Stéphane Groleau — Jodoin Lamarre Pratte architectes / GLCRM / DMG