Selon la réglementation en vigueur, le secteur d’activité, les besoins des donneurs d’ouvrage et les contraintes d’un projet, différents modes d’attribution de contrats peuvent s’appliquer : appel d’offres public, appel d’offres sur invitation ou contrat de gré à gré.

Dans tous les cas, l'Association des firmes de génie-conseil – Québec propose un mode de sélection reconnu dans le monde comme l’une des meilleures pratiques afin d’assurer une valeur ajoutée optimale sur les plans de l’innovation, de la créativité et des coûts globaux des projets : la sélection basée sur la compétence.

Sélectionner une firme de génie-conseil

Avoir recours à des ressources externes pour la réalisation de mandats d'ingénierie est une décision éclairée, où le client gagne en efficacité et en rentabilité. D’abord, parce que la firme d'ingénieurs-conseils puisera dans sa main-d'œuvre la plus qualifiée afin de proposer au client des solutions novatrices répondant aux normes techniques les plus rigoureuses. Ensuite, parce que le client ne sera pas contraint d'embaucher ou de maintenir un surplus d'effectif, avec tous les frais d'équipement, les charges administratives et sociales que cela comporte, lorsque les projets sont terminés.

Le processus de sélection

Les étapes ci-dessous vous guideront dans le processus de sélection basée sur la compétence pour l’octroi d’un contrat d’ingénierie dans le cadre d’un appel d’offres sur invitation.

Étape 1 : la liste des candidats

Il est suggéré d'établir une première liste des firmes à partir du répertoire des membres de l'AFG et après avoir obtenu des renseignements auprès d'autres clients ayant entrepris des projets similaires. Selon l'envergure du projet, le client pourra ensuite établir une liste restreinte de firmes qui présentent les meilleures qualifications pour la réalisation du projet.
Parmi les critères importants, le client devra tenir compte de plusieurs éléments.
• Compétences et expérience du personnel
• Références de la part d'anciens clients
• Expérience de projets semblables
• Habiletés de gestion
• Disponibilité des ressources
• Connaissance des codes locaux, des procédures, etc.
• Système d'assurance qualité

Étape 2 : la demande de propositions

La demande de propositions sert à présenter en détail les exigences, l'envergure des services requis et l'échéance du projet.
La demande ne doit pas exiger que l'ingénieur-conseil détermine à l'avance le montant de ses honoraires. En effet, la concurrence axée sur les prix compromet sérieusement la réussite d'un projet, dans la mesure où une firme de génie-conseil peut difficilement évaluer avec certitude un coût global alors que la nature et l'envergure du mandat ne sont définies que très sommairement. Dans ce contexte, le prix devient souvent l'élément premier de la négociation au détriment de l'expertise et de la technologie nécessaires à la qualité de l'ouvrage.
Ajoutons que le fait d'accorder si peu d'importance à l'ingénierie a pour effet d'accroître le coût global du projet sur sa vie utile. En effet, les frais de construction, d'entretien et d'exploitation augmentent considérablement en conséquence d'une conception et d'un design bon marché. Cet élément est majeur, puisque les coûts d’ingénierie ne représentent que de 1 % à 2 % du coût global d’un projet.

Étape 3 : le classement des propositions

Après réception des propositions ou des offres de service, celles-ci doivent être classées en fonction de leur qualité sur les plans de la technique et de la gestion. Une évaluation par points, avec critères pondérés pour chaque aspect des propositions, par jury interne ou externe, est recommandée.

Étape 4 : la négociation d'un contrat

Des négociations seront entamées avec la firme la mieux cotée et viseront à établir l'envergure exacte des travaux et des honoraires acceptables pour les deux parties, fondés sur des barèmes, tels que le Barème des honoraires de l'AFG (anciennement l'AICQ).
Si les deux parties n'arrivent pas à s'entendre, mieux vaut mettre fin aux négociations et entreprendre des pourparlers avec la deuxième firme retenue. Au moment de la sélection finale, il est recommandé d'aviser toutes les firmes non retenues.